Ein Interview über Wachstum und Effizienz
„Wir haben die Kontrolle zurückgewonnen“ – Ein Interview über Wachstum und Effizienz
Carl Grubert, Geschäftsführer der sailwithus GmbH, spricht über die Herausforderungen des Wachstums und wie der Umstieg von manuellen Prozessen auf die Reiseveranstalter Software TravelPro sein Geschäft transformiert hat.
Die sailwithus GmbH hat sich in den letzten Jahren zu einem führenden Anbieter für individuelle Segelreisen und Yachtcharter entwickelt. Doch mit dem Erfolg kamen die Wachstumsschmerzen: Unübersichtliche Excel-Listen, eine Flut von E-Mails und zeitraubende administrative Aufgaben drohten, die Leidenschaft für das Reisegeschäft zu ersticken. Wir haben mit dem Gründer und Geschäftsführer Carl Grubert darüber gesprochen, wie er diesen Herausforderungen begegnet ist.
Herr Grubert, was war der Punkt, an dem Sie wussten: „So geht es nicht weiter“?
„Es gab nicht den einen Moment, es war eher ein schleichender Prozess. Aber der Wendepunkt kam, als wir wegen eines simplen Fehlers bei der Datenübertragung eine Yachtcharter-Buchung für eine ganze Gruppe falsch datiert hatten. Das zu korrigieren, hat uns nicht nur Geld gekostet, sondern vor allem das Vertrauen des Kunden. Intern haben wir gemerkt, dass wir mehr Zeit mit der Suche nach Informationen – ‚In welcher E-Mail stand noch mal der Sonderwunsch?‘, ‚Welche ist die finale Version der Crew-Liste?‘ – und der Fehlerkorrektur verbracht haben als mit der Gestaltung großartiger Segeltörns. Das war der Weckruf.“
Was waren Ihre Hauptanforderungen bei der Suche nach einer Software für Reiseveranstalter?
„Drei Dinge waren uns entscheidend. Erstens: eine zentrale Datenbasis als ‚Single Source of Truth‘. Ich wollte, dass jeder im Team auf dieselben, aktuellen Informationen zugreift – vom Kundenkontakt über die Charterverträge bis zur Buchhaltung. Zweitens: Effizienz durch Automatisierung. Wir mussten die Zeit für die Angebotserstellung und die administrative Abwicklung drastisch reduzieren. Und drittens: Professionalität. Unsere Dokumente sollten einheitlich und hochwertig aussehen, ohne dass wir jede Vorlage manuell anpassen müssen. Wir brauchten keine Insellösung, sondern ein zentrales Betriebssystem für unser Unternehmen.“
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Wie hat sich Ihr Arbeitsalltag seit der Einführung von TravelPro konkret verändert?
„Es ist wie Tag und Nacht. Wir haben die Kontrolle zurückgewonnen. Wenn ein Kunde anruft, haben wir mit einem Klick seine gesamte Historie vor uns. Ein komplexes Angebot für eine Yachtcharter mit Skipper, das früher zwei Stunden dauerte, erstellen wir jetzt in 20 Minuten. Die größte Veränderung ist aber die gewonnene Zeit. Wir können uns wieder auf das konzentrieren, was wir lieben: perfekte und unvergessliche Segeltörns zusammenstellen und neue Routen erkunden. TravelPro erledigt die Routinearbeit im Hintergrund zuverlässig.“
Welchen Rat würden Sie anderen Reiseveranstaltern geben, die noch zögern?
„Sehen Sie die Investition in eine gute Software nicht als Kostenfaktor, sondern als Grundlage für Ihr Wachstum. Rechnen Sie ehrlich aus, wie viele Stunden pro Woche Sie mit ineffizienten, manuellen Aufgaben verbringen – unser Rechner oben gibt einen guten Anhaltspunkt. Diese Zeit ist pures Geld. Der Wechsel erfordert anfangs etwas Mut und Engagement, aber die gewonnene Effizienz, Professionalität und die Reduzierung von Stress sind unbezahlbar. Warten Sie nicht, bis der Schmerz zu groß wird.“
Fazit: Eine Geschichte, die sich wiederholt
Die Erfahrungen der sailwithus GmbH sind kein Einzelfall. Viele erfolgreiche Reiseveranstalter erreichen einen Punkt, an dem manuelle Prozesse sie ausbremsen. Die Entscheidung für eine zentrale Reiseveranstaltersoftware ist dann der logische und notwendige Schritt, um das Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben, die Qualität zu sichern und die Weichen für zukünftigen Erfolg zu stellen.
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